สำหรับในยุคปัจจุบันหลายคนก็คงจะทราบดีเกี่ยวกับอีเมล (Email) หรือ Electronic-Mail ว่าเป็นจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ที่ใช้ในการติดต่อสื่อสาร รับ-ส่ง ข้อมูลต่างๆหากันทั้งในการติดต่อสื่อสารกันผ่านทางอีเมล (Email) ส่วนตัว การส่งงานการบ้านให้กับอาจารย์ โดยสามารถที่จะติดต่อสื่อสารกันได้ตลอดเวลาเพียงแค่คุณมีอินเทอร์เน็ต (Internet) เท่านั้น ซึ่งมีความสะดวกสบายมากกว่าการส่งจดหมายทางไปรษณีย์แบบสมัยก่อนซึ่งใช้เวลาค่อนข้างนานอย่างด่วนที่สุดต้องใช้เวลาอย่างน้อย 1-3 วันกว่าปลายทางจะได้รับจดหมายซึ่งทำให้เสียเวลาเป็นอย่างมาก แต่การส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ หรือ อีเมล (Email) นั้นใช้เวลาเพียงแค่เสี้ยววินาทีคุณก็สามารถที่จะส่งข้อความ ไฟล์ (File) หรือรูปภาพต่างๆไปยังผู้รับปลายทางได้แล้ว แต่รู้หรือไม่ว่าบริการอีเมล (Email) ที่ใช้กันโดยทั่วไปนั้นเป็นบริการแบบฟรี Email ซึ่งผู้ใช้งานโดยทั่วไปสามารถที่จะใช้บริการได้แบบฟรี ซึ่งเป็นสิ่งที่ดีกับผู้ใช้งานที่ไม่ได้ใช้ในการติดต่อธุรกิจที่สำคัญมากนัก ซึ่งผู้ให้บริการแบบฟรี Email อาทิ เช่น Hotmail, Gmail หรือ Yahoo เป็นต้น แต่ในทางธุรกิจหรือการติดต่อสื่อสารกันในนามบริษัท การใช้บริการแบบฟรี Email อาจจะไม่เหมาะสมมากนักเพราะอาจทำให้ดูไม่เป็นมืออาชีพ อีกทั้งการติดต่อสื่อสารกันในเรื่องที่สำคัญกับบริษัทคู่ค้า หรือลูกค้าที่มีความสำคัญ ข้อมูลบางอย่างก็อาจจะไม่ปลอดภัยมากนัก ซึ่งหลายคนก็ยังไม่ทราบเกี่ยวกับอีเมล (Email) บริษัท ว่าคืออะไร ทำไมถึงจำเป็นต้องใช้ หรือมีข้อดีอะไรบ้าง ซึ่งบทความนี้จะมาแนะนำให้ผู้ใช้งานได้ทราบและเป็นความรู้ในการนำไปใช้ในด้านธุรกิจของตนเองได้
อีเมลบริษัทคืออะไร ?
อีเมล (Email) บริษัท หรือ Business Email นั้นเป็นการใช้งาน Email ในนามของบริษัทโดยสามารถที่จะตั้งชื่ออีเมล (Email) ที่ลงท้ายด้วยชื่อบริษัทของคุณได้ เช่น This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. ซึ่งจะต่างจากฟรี Email ที่เป็นโดเมนฟรี Email ทั่วไป เช่น Hotmail, Gmail หรือ Yahoo ซึ่งจะไม่ระบุถึงตัวตนหรือชื่อบริษัทของคุณและในการติดต่อธุรกิจกับลูกค้าคนสำคัญจะดูไม่มีความน่าเชื่อถือเท่าที่ควร
อีเมลบริษัททำงานอย่างไร ?
การใช้งานอีเมล (Email) บริษัท หรือ Business Email จะทำให้การทำงานของคุณมีความสะดวกสบายมากขึ้น อีกทั้งยังช่วยให้คุณให้การบริการอีเมล (Email) ต่างๆกับลูกค้า บริษัทที่คุณต้องติดต่อธุรกิจด้วยเป็นประจำได้อย่างดียิ่งขึ้นโดยมีการทำงานต่างๆดังต่อไปนี้
- คุณจะสามารถตั้งชื่ออีเมล (Email) ที่ลงท้ายเป็นชื่อบริษัทของคุณได้ เช่น This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. ซึ่งในการติดต่อสื่อสารเมื่อลูกค้าต้องการส่งอีเมล (Email) เรื่องต่างๆเข้ามาหาคุณ การตั้งชื่ออีเมล (Email) เป็นชื่อบริษัทนอกจากจะทำให้ลูกค้าจำได้ง่ายแล้วยังทำให้บริษัทของคุณดูมีความน่าเชื่อถือมากยิ่งขึ้นอีกด้วย
- การใช้งานอีเมล (Email) ของบริษัท นั้นจะไม่มีโฆษณามารบกวน หรือข่าวสารที่นอกเหนือจากอีเมล (Email) ของลูกค้า หรืออีเมล (Email) ของบริษัทที่คุณติดต่อด้วย เพราะการที่มีข่าวสารไม่เกี่ยวข้องเข้ามาอาจทำให้อีเมล (Email) ของคุณไม่ปลอดภัยและถูกแทรกแซงจากบุคคลที่สามได้
- คุณสามารถจัดการแบ่งชื่อที่อยู่อีเมล (Email) ตามแผนกงานต่างๆได้ เช่น This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. หรือการจัดการระบบต่างๆตามที่คุณต้องการได้เพื่อการติดต่อสื่อสารที่สะดวก รวดเร็วและการบริการที่ดี อีกทั้งหากคุณมีการจัดการระบบหลังบ้านของคุณได้ดีแล้วการให้บริการลูกค้าทางระบบหน้าบ้านก็จะดีตามและยังสามารถที่จะส่งผลให้ธุรกิจของคุณเติบโตได้ดียิ่งขึ้น
- การส่งข้อความที่สำคัญหรือการส่งอีเมล (Email) ที่สำคัญเดิมๆไปหาลูกค้าหากคุณไม่ได้ใช้อีเมล (Email) ของบริษัท อีเมล (Email) เหล่านั้นอาจจะถูกจัดว่าเป็น สแปมเมล (Junkmail) หรืออีเมล (Email) ขยะ เพราะถูกส่งมาจากแหล่งที่ไม่มีความน่าเชื่อถือมากพอ อาจจะทำให้คุณพลาดโอกาสในการตอบกลับจากลูกค้าได้ดีเท่าที่ควร
- ในการใช้งานอีเมล (Email) นั้นแน่นอนว่าความปลอดภัยถือเป็นสิ่งสำคัญอันดับต้นๆ เพราะว่าในการติดต่อสื่อสารกันไม่ว่าจะภายในองค์กร หรือการติดต่อกันระหว่างบริษัทกับลูกค้านั้นจะมีข้อมูลที่เป็นความลับ และข้อมูลที่ถ้าหากถูก Hack ไปได้แล้วอาจจะเกิดความเสียหายที่ประเมินค่าไม่ได้ตามมา แต่ถ้าหากคุณใช้งานอีเมล (Email) บริษัทจะมีตัวช่วยที่ช่วยคัดกรองอีเมล (Email) ต่างๆให้กับบริษัทของคุณได้เป็นอย่างดี อีกทั้งยังจัดการบล็อคอีเมล (Email) สแปมที่ส่งมาหาคุณซ้ำๆได้อีกด้วย
- ในอีเมล (Email) โดยทั่วไปนั้นจะมีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลให้เพียง 15 GB แต่สำหรับการใช้งานอีเมล (Email) ของบริษัทนั้นพื้นที่เพียงเท่านี้อาจจะไม่เพียงพอต่อการจัดเก็บข้อมูล เอกสารต่างๆ รวมถึงในปัจจุบันมีการติดต่อสื่อสารกันโดยใช้วิดีโอเป็นส่วนใหญ่ แต่ถ้าหากคุณใช้งานอีเมล (Email) บริษัท คุณจะได้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่สูงสุดถึง 1 TB ซึ่งมีจำนวนพื้นที่ที่เยอะมากที่เพียงพอในการจัดเก็บข้อมูล
- การใช้งานอีเมล (Email) ของบริษัทนั้นคุณจะได้รับระบบควบคุมการทำงานของบริษัท ซึ่งสามารถตรวจสอบได้ว่ามีการรับ-ส่ง อีเมล (Email) จากลูกค้าอย่างไรบ้าง และพนักงานในบริษัทตอบกลับไปอย่างไรบ้าง ซึ่งเป็นสิ่งที่จำเป็นในการทำงานเพื่อตรวจสอบการทำงานของพนักงานซึ่งหากเกิดข้อผิดพลาดคุณจะสามารถตรวจสอบและแก้ไขได้ทันที
ใครควรมีอีเมลบริษัท ?
การใช้งานอีเมล (Email) บริษัท นั้นเหมาะสำหรับเจ้าของบริษัท เจ้าของกิจการ ต่างๆ ที่ควรมีอีเมล (Email) บริษัทเอาไว้เพื่อติดต่อสื่อสารกับลูกค้าหรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง เพื่อที่จะสร้างความน่าเชื่อถือให้กับบริษัทหรือกิจการของตนเอง
ปัญหาของอีเมลบริษัทคืออะไร ?
ในการใช้งานไม่ว่าอะไรก็ตามเมื่อมีข้อดีก็ย่อมที่จะมีข้อเสียตามมา การใช้งานอีเมล (Email) บริษัท ก็เช่นกัน ถ้าหากผู้ประกอบการหรือเจ้าของบริษัทไม่ทราบทั้งในข้อดีและข้อเสียในการใช้งานก็อาจจะนำไปสู่ความเสียหายที่ตามมาในภายหลังได้ ซึ่งข้อเสียในการใช้งานอีเมล (Email) บริษัท มีดังนี้
- เปลืองพื้นที่ค่อนข้างมาก เพราะในการใช้งานอีเมล (Email) บริษัท จะได้รับอีเมล (Email) ในแต่ละวันเป็นจำนวนมาก ซึ่งส่งผลให้พื้นที่ Host เต็ม และจะส่งผลกระทบไปยังพื้นที่ Website ต่างๆอีกด้วย
- เสี่ยงถูกโจมตีจากผู้ไม่หวังดี โดยการที่อาจจะส่งอีเมล (Email) เข้ามาเป็นจำนวนมากๆ เช่น ส่งอีเมล (Email) เข้ามาเป็นล้านฉบับในเวลาเพียง 1 นาที ซึ่งจะส่งผลทำให้พื้นที่ Host เต็ม อีกทั้งจะไปกินหน่วยความจำจนทำให้ Server ล่มได้
- ใช้พื้นที่ใน Server ตัวเดียวกับ Website หมายความว่าถ้า Email ถูกโจมตีจากผู้ไม่หวังดีจนเกิดความเสียหาย Website ก็จะใช้งานไม่ได้เช่นกัน
- หากคุณเลือกผู้ให้บริการอีเมล (Email) บริษัทที่ไม่มีคุณภาพ อาจจะส่งผลให้บริษัทคุณเกิดความเสียหายได้ เช่น หากบริษัทดังกล่าวทำข้อมูลของคุณสูญหายก็จะทำให้ธุรกิจของคุณเกิดความสูญเสียอย่างมหาศาล ซึ่งคุณควรเลือกผู้ให้บริการอีเมล (Email) บริษัท ที่มีการ Backup (สำรอง) ข้อมูลของคุณไว้ตลอดเวลา เพื่อที่ในกรณีฉุกเฉินจะสามารถเรียกข้อมูลเหล่านั้นกลับมาใช้ได้
